. Я подумал, что может быть есть основополагающий документ, который помог бы решить проблему.
Не, тут надо волевое решение. Я бы остановился максимум на 4-5 полях. Я как-то внедрял такое в компании...
На что обратить внимание:
1. Будет ли это человекочитаемым.
2. Как это будет сортироваться в лексикографическом порядке - будет ли удобно.
3. Будет ли это машиночитаемым.
4. Не будет ли проблем с формированием ссылок (например пробелы -- это плохо для ссылок).
5. Будет ли это расширяемым.
Вы конечно можете вынуть что-то из ЕСКД (как кодирутся документы там), но вряд ли это сильно поможет, ибо там соответственно -- только ЕСКДшные документы.
В организациях ещё должна быть так называемая "номенклатура дел". Стандарта под это дело нет, т.к. организации разные, но поискать по этим ключевым словам какие-то идеи можно.