Информация должна быть структурирована
Одним людям от природы свойственно стремление структурировать всю информацию, с которой они работают, другим — нет. Похоже, с этим ничего не поделаешь.
Аналогия из программирования. Человек может бесконечно копировать повторяющийся кусок кода из одной программы в другую, и ему в голову не придёт оформить это в виде библиотечной процедуры. Я такое наблюдал множество раз.
Правда, такое структурирование не везде и требуется, но в Вашем случае, думаю, оно необходимо.